2023年度公司档案管理制度格式怎样,菁华1篇

时间：2023-03-09 16:10:03 来源：网友投稿

公司档案管理制度格式怎样的1第一章管理部门第一条管理部门。(1)文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存复印件。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部下面是小编为大家整理的2023年度公司档案管理制度格式怎样,菁华1篇,供大家参考。

公司档案管理制度格式怎样的1

第一章管理部门

第一条管理部门。

(1) 文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存复印件。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以复印件归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回复印件。

(2) 各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制订管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定、报送总管理处总经理室。第二章整理与分类

第二条文件点收。文件结案移送归档时,依如下原则点收。

(1) 检查文件的本文及是否完整,如有短少,应即追查、归入。

(2) 文件应有管理部门主管的签认。

⑶ 文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回,由经办部门补办。

(4) 与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

(5) 有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。

第三条文件整理。点收文件后,应依下列方式整理。

(1) 中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

(2) 右方装订文件及其均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

⑶ 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

第四条档案分类。

(1) 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。档案先以部门别区分,然后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

(2) 档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不够用时,可在第三级之后另增第四级细类。如案件不多,亦可仅使用部门及大类或小类两级。

⑶ 同一小类(或细类)的案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够用时,可分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设卷次编号,以便查考。

(4) 每一档夹封面内页应设目次表,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个目次编号为原则。

(5) 档号的表示方式为A1A2-B1B2-C1C2-D1-E1E2,其中A1A2为经办部门代号,B1B2为大类号,C1C2为小类号,D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。

第五条档案名称及编号。

(1) 档案各级分类应命名,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容、性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。

(2) 各级分类、卷次及目次的编号,均以*数字表示,其位数使用视案件多少而定。

⑶ 档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

(4) 档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增加时,随时增补。

(5) 档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先研究,并编制新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

第六条档号编列。

(1) 案件如系新案,应就档案分类编号表,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

(2) 案件如可归属前案,应查明前案的档号,予以同号编列。

⑶ 档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述几件事情或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。

(4) 档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。第三章归档与档案清理

第七条保存期限。

(1) 归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。

(2) 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。

第八条保存期限。文件保存期限除*有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理。

(1) 永久保存。①公司章程。②股东名簿。③组织规程及办事细则。④董事会及股东会纪录。⑤财务报表。⑥*机关核准文件。⑦不动产所有权状及其他债权凭证。⑧工程设计图。⑨其他经核定须永久保存的文书。

(2) 10年保存。①预算、决算书类。②会计凭证。③事业计划资料。④其他经核定须保存10年的文书。

⑶ 5年保存。①期满或解除之合约。②其他经核定保存5年的文书。

(4) 1年保存:结案后无长期保存必要者。

(5) 规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。

第九条档卷清理。

(1) 管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。档案每年依规定清理一次,已届保存期限者,可以销毁,销毁前应造册报总经理核准,必要时向主管*部门报备,并在目次表的附注栏内注明销毁日期。

(2) 保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。第四章调卷

第十条档案借阅程序。

(1) 各部门经办人员因业务调阅档案时,应填写“调卷单”,经其部门主管核准后,向管档人员调阅。

(2) 管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备核查、催还。

⑶ 在档案室当场借阅者,可免填“调卷单”。

(4) 档案归还时,经管档人员核查无误并在“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即可归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。

第十一条调卷管理。

(1) “调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。

(2) 调卷人员对于所调档案,不得抽换增损,如有必要拆开时,亦须说明原因,请管档人员负责处理。

⑶ 调卷人员调阅档案,应在规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应变更调卷登记,不得私自借出。

(4) 调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关的案件,应经文书管理部门主管同意。